Stimmt der Werksleiter nicht zu, wird die Bestellung zunächst, mit einem Kommentar des Werksleiters versehen wieder an den Auslöser der Bestellung zurück geleitet.
Alle Vorgänge sind mit einem Datum und der Kennung des jeweiligen Anwenders versehen und können jederzeit im System recherchiert werden. Zudem überwacht das System auch Fristen und reagiert entsprechend einer eingestellten Eskalationsregel. Wird eine Nachricht bspw. von einem Adressaten nicht in einer vorab festgelegten Zeitfrist bearbeitet, wird diese vom System automatisch an eine zusätzliche, dafür im System definierte Instanz, weitergeleitet.
Sind auf diesem Wege alle Genehmigungsinstanzen durchlaufen, wird die Bestellung an den Einkauf weitergeleitet. Im Rahmen dieser Instanz wird ein Lieferant selektiert, die im System für diesen Lieferanten ausgehandelten Preis- und Lieferbedingungen werden vom System automatisch der Bestellung hinzugefügt und der Einkäufer kann die Bestellung entweder ausdrucken und dem Lieferanten zusenden oder direkt aus dem System heraus eine E-Mail mit den Empfangsinformationen des Lieferanten generieren.
Trifft die Ware dann im Unternehmen ein, startet der Anwender bezugnehmend auf die Bestellung den Wareneingangsprozess. Hier wird ermittelt, ob alle bestellten Positionen vollständig geliefert wurden und den Qualitätskriterien des Unternehmens entsprechen.
Das System unterstützt dieses Prozessschritt durch die Darstellung der bestellten Artikel in einer Listenform. Im dazugehörigen Dialog gibt der Anwender an, ob eine Position vollständig geliefert und qualitativ in Ordnung ist. Trifft das nicht zu, wird die gelieferte Menge eingetragen oder die entsprechende Menge mit Angabe der nicht erfüllten Qualitätskriterien retour gestellt.
Das System erkennt diesen Zustand und markiert die entsprechende Position als teilgeliefert, bzw. die gesamte Bestellung wechselt in den Status teilgeliefert. Werden die fehlenden Positionen bzw. Mengen zu einem späteren Zeitpunkt nachgeliefert, erkennt das System diesen Zustand und markiert die Position, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind (Menge und Qualität in Ordnung), als vollständig geliefert.
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