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HEW-Kabel GmbH - Einführung des Moduls “Bestellwesen”

Unternehmens- und Projektbeschreibung


HEW-Kabel GmbHHEW-KABEL GmbH entwickelt und produziert mit Know-how und Fachkompetenz aus langjähriger Erfahrung kundenspezifische Kabellösungen für verschiedene industrielle Marktsegmente. HEW-KABEL GmbH ist ein Unternehmen in Wipperfürth, 50 km östlich von Köln im Bergischen Land.

Die HEW-Kabel GmbH hat die go-S3 Business Solutions damit beauftragt im Juni 2011 das ECCOSoft CMMS Wartungs- und Instandhaltungssystem im Hause einzuführen.

Es besteht nun der Bedarf, die im Rahmen der vorwiegend planmäßigen Instandhaltung benötigten Materialien in Form von Betriebsstoffen, Hilfsmitteln, Rohstoffen, etc. zu verwalten und den Prozess der Lagerhaltung und Bestellung dieser Materialien durch das System zu optimieren.

Um das Bestellwesen weitgehend voll automatisch zu führen, soll das im ECCOSoft CMMS System integrierte Modul Materialwirtschaft im Unternehmen implementiert werden.

Vorgangsbeschreibung

Im Rahmen der Installation wird das oben benannte Modul auf dem entsprechenden Server des Kunden installiert.

Alle berechtigten Anwender haben die Möglichkeit eine Bestellung zu erzeugen. Nach dem Erzeugen der Bestellung wird ein speziell für das Unternehmen definierter  Workflow durchlaufen. Liegt die Bestellung unter einem bestimmten Preis wird sie an die Bereichsleitung weitergeleitet, dort wird dann die Genehmigungsprüfung durchgeführt und die Bestellung kann an den Einkauf weitergeleitet werden.

Genehmigungsverfahren einer Bestellung

Genehmigungsverfahren einer Bestellung

Wird die Genehmigungsgrenze überschritten leitet der etablierte Workflow die Bestellung automatisch an den Werksleiter zur Prüfung. Stimmt der Werksleiter zu, wird die Bestellung wieder dem Bereichsleiter zugeleitet.

Die Weiterleitung der Information erfolgt direkt im ECCOSoft CMMS System und wird dem betreffenden Anwender dort in einem Erinnerungsfenster, ähnlich wie im Outlook, dargestellt. Alternativ dazu kann das System auch eine automatische Email erzeugen und diese an den Adressaten senden. In der Email ist dann ein Link enthalten, der es dem Adressaten ermöglicht direkt auf das Bestellobjekt im ECCOSoft CMMS System zu navigieren.

Erinnerungsfenster

Erinnerungsfenster

Stimmt der Werksleiter nicht zu, wird die Bestellung zunächst, mit einem Kommentar des Werksleiters versehen wieder an den Auslöser der Bestellung zurück geleitet.

Alle Vorgänge sind mit einem Datum und der Kennung des jeweiligen Anwenders versehen und können jederzeit im System recherchiert werden. Zudem überwacht das System auch Fristen und reagiert entsprechend einer eingestellten Eskalationsregel. Wird eine Nachricht bspw. von einem Adressaten nicht in einer vorab festgelegten Zeitfrist bearbeitet, wird diese vom System automatisch an eine zusätzliche, dafür im System definierte Instanz, weitergeleitet.

Sind auf diesem Wege alle Genehmigungsinstanzen durchlaufen, wird die Bestellung an den Einkauf weitergeleitet. Im Rahmen dieser Instanz wird ein Lieferant selektiert, die im System für diesen Lieferanten ausgehandelten Preis- und Lieferbedingungen werden vom System automatisch der Bestellung hinzugefügt und der Einkäufer kann die Bestellung entweder ausdrucken und dem Lieferanten zusenden oder direkt aus dem System heraus eine E-Mail mit den Empfangsinformationen des Lieferanten generieren.

Trifft die Ware dann im Unternehmen ein, startet der Anwender bezugnehmend auf die Bestellung den Wareneingangsprozess. Hier wird ermittelt, ob alle bestellten Positionen vollständig geliefert wurden und den Qualitätskriterien des Unternehmens entsprechen.

Das System unterstützt dieses Prozessschritt durch die Darstellung der bestellten Artikel in einer Listenform. Im dazugehörigen Dialog gibt der Anwender an, ob eine Position vollständig geliefert und qualitativ in Ordnung ist. Trifft das nicht zu, wird die gelieferte Menge eingetragen oder die entsprechende Menge mit Angabe der nicht erfüllten Qualitätskriterien retour gestellt.

Das System erkennt diesen Zustand und markiert die entsprechende Position als teilgeliefert, bzw. die gesamte Bestellung wechselt in den Status teilgeliefert.
Werden die fehlenden Positionen bzw. Mengen zu einem späteren Zeitpunkt nachgeliefert, erkennt das System diesen Zustand und markiert die Position, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind (Menge und Qualität in Ordnung), als vollständig geliefert.

Dialog zur Erfassung des Wareneingangs

Alle akzeptierten Positionen werden vom System automatisch in das Lager gebucht, d.h. der Lagerbestand wird in Bezug auf die eingetroffene Ware aktualisiert. Dieser Prozessschritt erfolgt vom System automatisch.
Diese Information wird dann an die Rechnungsabteilung weitergeleitet, die dann die erforderlichen Schritte zu Begleichung der anstehenden Rechnung durchführt.

Ergebnis

Die Firma HEW-Kabel GmbH kann mit Unterstützung der im ECCOSoft CMMS System abgebildeten Prozessabläufe den Bestellvorgang sowie den Wareneingangsprozess mit der anschließenden Lageraktualisierung nun weitgehend automatisiert bearbeiten. Das reduziert nicht nur die Zeit, sondern gibt dem Unternehmen auch die Sicherheit, dass einzelne Vorgänge gezielt nach den definierten Vorgaben durchlaufen werden. Zudem werden Fehler bei der Lieferung schneller erkannt und können gezielt korrigiert werden. Die vollautomatische Aktualisierung des Lagers unterstützt zusätzlich die Prozesse im Bereich der Lagerwirtschaft und ermöglicht eine jederzeit abrufbare Bestands- und Wertermittlung der lagerhaltigen Artikel.

Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern motiviert auch alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter!

 

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